Llega el primer trimestre de impuestos de tu negocio. Tienes pérdidas, lo cual es más que habitual. Te llama tu asesor fiscal y te dice “las retenciones salen a pagar 600 euros y no se pueden aplazar, ¿lo domiciliamos o lo pagas en efectivo antes del día 20?”. Horror, no contabas con esto. ¿Cómo puede ser que tengas que pagar si no has ganado un euro?

¿Qué es una retención fiscal?

Según la descripción de la Agencia Tributaria, las retenciones son “Cantidades que se detraen al contribuyente por el pagador de determinadas rentas, por estar así establecido en la ley, para ingresarlas en la Administración tributaria como “anticipo” de la cuota del Impuesto que el contribuyente ha de pagar”. O, dicho de otro modo, se trata de una cantidad de dinero que dejas de pagarle a alguien (por ejemplo, a los trabajadores en su nómina o al arrendador en el recibo del alquiler) para luego ingresarlo en Hacienda a cuenta de esta persona.

¿Qué rentas están sujetas a retención?

Las retenciones más habituales que vas a encontrar en tu empresa son las siguientes:

•      En la nómina de los trabajadores.
•      En el recibo de alquiler, aunque no en todos los casos.
•      En las facturas de algunos profesionales: notario, arquitecto, asesor…
•      En algunas facturas de empresarios que tributan por módulos o que realizan actividades ganaderas o agrícolas.

¿Son obligatorias?

Sí, siempre y cuando se trate de una operación que esté incluida en los supuestos que la normativa determina. Además, son obligatorias para quien está obligado a retener, y no para quien hace la factura. Esto significa que, si la retención de una factura está mal aplicada, el responsable es el receptor de la factura y no su emisor.

¿Se puede aplazar su pago?

No. Aunque durante los peores años de la crisis la Agencia Tributaria permitió aplazar retenciones, esto terminó. Las retenciones no se pueden aplazar porque se ingresan en el periodo en el que se paga la renta en cuestión (la nómina, la factura o el recibo de alquiler), por lo que Hacienda entiende que te estás apropiando indebidamente del dinero de otra persona si no las ingresas en plazo.

¿Me las puedo deducir como gasto?

No. Las retenciones no son gastos como tal, puesto que estos importes ya los has deducido como gasto en tu contabilidad al registrar la operación en cuestión, siempre y cuando hayas hecho bien el asiento contable.

Entonces, ¿las recupero al hacer mi declaración de renta?

No. Estas retenciones son a cuenta de terceros, por lo que quienes recuperan el importe de la retención en su declaración de renta son las personas a quienes se la has practicado. Las únicas retenciones que puedes descontar en tu declaración son en el caso de que sean tus clientes quienes estén obligados a retenerte a ti, pero no cuando eres tú quien las practica y las ingresa en Hacienda. Ten en cuenta que estas retenciones ya las has recuperado en el momento en que las has dejado de pagar en la factura o en la nómina de tu trabajador.

¿Cómo sabré si una factura lleva retención?

Porque el emisor de la factura lo indica en el propio documento. De todos modos, ante la duda, lo mejor es consultar con tu asesor fiscal.

¿Cuándo se ingresan?

Se ingresan en la Agencia Tributaria al cerrar el trimestre en el que se tienen que haber pagado. Es decir, si un arquitecto me emite una factura con fecha 1 de marzo de 2017, pero el pago se produce el 1 de abril, será al cierre del segundo trimestre de 2017 cuando tenga que ingresar la retención. O, lo que es lo mismo, del 1 al 20 de julio de ese mismo año.

Es muy importante tener en cuenta las retenciones para realizar una correcta planificación de nuestra tesorería y no llevarnos sustos al cierre del trimestre. Si no cuentas con la ayuda de un asesor para hacer la contabilidad, recuerda revisar las cuentas de retenciones en tu contabilidad al cierre de cada trimestre para no dejar de ingresar ningún importe a la Administración.